Update on H1N1 Vaccine Rollout Strategy Stratégie de vaccination contre la grippe H1N1 : le point sur le déploiement

A Message from Dr. Porter, MUHC.
E-en bref: Monday, November 2, 2009

As you know, the government’s vaccination blitz is now underway. The MUHC, McGill RUIS partners, other hospitals/CSSSs and health officials across the province are in constant contact through the Agence de Montréal. As government adjusts the global plan to manage outbreaks and other challenges as they arise, we too will react and refine our strategy.

Our plan is designed to meet the following objective: ensure that those most at risk are at the front of the vaccination line, and systematically work to protect everyone. We have mobilized over 100 people to execute our two-phased plan. Phase one, which started last Thursday, targets all those in direct contact with patients. Phase two, whose start-date will be announced early next week, covers all other MUHC staff.

We received an initial shipment of 5,000 adjuvant-boosted doses and just received an additional 5,000 today. As of noon, we had administered roughly 2,000 vaccinations. Our efforts are accelerating as our centralized clinics mobilize this week. By week’s end, we expect to have inoculated 90-100% of our frontline staff. Non-adjuvant vaccine is still expected in roughly two weeks. Over the weekend, we also started inputting the data we must submit to the government, which will give us an accurate picture of our numbers and progress.

To strengthen our triage and communication efforts, the following actions are now in force:

• Emergency Measures Coordination Centres have been opened to disseminate information. Locations are: MCH (room A-422) MGH (room E6112), RVH/MCI/MNH (room A.104 at RVH) and Lachine (room 3C9).

• Emergency Measures Hotline: #58383 has been activated and is available 24/7.

• MUHC Intranet has a list of our centralized clinics, as well as external vaccination centres with the priority schedule so there’s no need to click to external sites.

• MUHC Web site also has a list of external vaccination centres with the priority schedule and other H1N1 flu information to keep our community well informed and to manage patient flow to our hospitals.

• On-site plasma screens are disseminating vaccination information.

• Key clinical and administrative leaders from all sites will hold a daily conference call to maintain a pulse on ER/ICU volumes, the vaccine blitz, etc.

• A daily pandemic bulletin will confirm our progress in vaccinating everyone and outline priority areas for the next day.

• Weekly Townhall meetings will keep staff informed. They are broadcast in 10 locations and videotaped for Intranet posting.

• A news alert will pop up on computers when we need to communicate urgent pandemic information.

Your collaboration in helping us meet our plan’s objective is most appreciated. The government has confirmed that there will be sufficient vaccine for all, and I encourage you to follow the updates and get vaccinated in a timely manner so that we protect ourselves and those we serve.
Un message du Dr Porter, CUSM.
E-en bref : Le lundi 2 novembre, 2009.

Comme vous le savez, le gouvernement a amorcé le blitz de vaccination. Le CUSM, les partenaires du RUIS McGill, les autres hôpitaux et CSSS ainsi que les responsables de la santé à travers le Québec sont constamment en contact par l’entremise de l’Agence de Montréal. Le gouvernement est à rajuster le plan d’ensemble afin de gérer les éclosions et les autres problèmes au fur et à mesure qu’ils surviennent. Nous entendons faire de même et rajuster notre stratégie.

Notre plan vise l’objectif suivant : assurer que les personnes les plus à risque soient en tête de liste pour la vaccination et faire en sorte que toutes soient vaccinées. Nous avons mobilisé plus de cent personnes pour déployer notre plan à deux phases. La première phase, amorcée jeudi dernier, vise tous ceux et celles qui sont en contact direct avec les patients. La deuxième phase, dont la date de son début sera annoncée la semaine prochaine, vise tous les autres membres du personnel du CUSM.

Nous avons reçu une première livraison de 5000 doses de vaccin avec adjuvant et 5000 autres doses avec adjuvant aujourd’hui. En date d’aujourd’hui midi, nous avions vacciné près de 2000 personnes. Le déploiement sera accéléré cette semaine, grâce à la mobilisation de nos cliniques centralisées. D’ici la fin de la semaine, nous anticipons avoir vacciné entre 90% et 100% du personnel ayant un contact direct avec les patients. Les vaccins sans adjuvant devraient être livrés d’ici environ deux semaines. Depuis samedi, nous avons également commencé à enregistrer les données à transmettre au gouvernement, ce qui devrait permettre de préciser nos chiffres et notre état d’avancement.

Afin de renforcer les opérations de triage et de communication, voici les mesures en vigueur :

• Centres de coordination des mesures d’urgence : nous les avons ouverts en vue de diffuser l’information. Ceux-ci sont répartis ainsi : HME (local A-422), HGM (local E6112), HRV/ITM/HNM (local A.104 à l’HRV), Lachine (local 3C9).

• Assistance téléphonique-Mesures d’urgence : le poste 58383 est en fonction 24 heures sur 24 et 7 jours semaine.

• Intranet CUSM : vous y trouverez la liste des cliniques centralisées de même que celle des centres de vaccination externes et la liste de priorité; il n’est pas nécessaire de chercher sur les sites externes.

• Site Web du CUSM : il contient également la liste des centres de vaccination externes, la liste de priorité et divers renseignements sur la grippe H1N1, ce qui permet de bien informer notre communauté et de gérer l’afflux de patients dans nos hôpitaux.

• Écrans plasma dans nos hôpitaux : ils diffusent de l’information sur la vaccination.

• Gestionnaires et cliniciens clés de tous nos sites tiennent des téléconférences quotidiennes afin de se tenir au fait des débits dans les SU et les USI, du déroulement de la vaccination, etc.

• Bulletin de pandémie quotidien : cette mesure permettra de valider l’avancement de la vaccination générale et de fixer les secteurs prioritaires pour le lendemain.

• Assemblées « townhall» hebdomadaires tiendront tous informé. Elles sont diffusées à 10 lieux, enregistrées sur vidéo et téléchargées sur l’Intranet.

• Un message d’alerte sera diffusé sur les ordinateurs lorsqu’il a un besoin de communiquer un message d’urgence à propos de la pandémie.

Nous comptons sur votre collaboration afin de nous aider à atteindre notre objectif. Le gouvernement a donné l’assurance qu’il y aurait suffisamment de vaccins pour toute la population. Je vous incite à suivre les données à jour et à vous faire vacciner diligemment, de façon à vous protéger et à protéger ceux que nous desservons.